企業において面談とは、悩みを聞いたりするミーティングのような形式や、人事が社員の評価を決める形式もあり、とにかく繊細なコミュニケーションが求められる場面が多いと存じます。
面談の目的は人材育成や、組織の活性化を目指す事も担っています。
組織の活性化と成長を促すには、社員のモチベーションを上げる必要があります。
面談の場面だけで、社員のモチベーションを上げることは非常に難しいく、日頃から上司と部下の信頼関係を構築することで、面談の効果を上げることが可能です。
そこで今回は、面談の質を上げるために取り組むべきことをご紹介致します。
面談が仕組み化されていない企業でも社員とコミュニケーションを取るにあたって、参考になる項目もあるかと存じますので是非ご覧頂ければと存じます。
この記事でわかること
②効果的な面談の進め方
③話しかけ方、部下が話したくなるキーフレーズ
④まとめ
①関係性の構築 部下のモチベーションの上げ方
結論としては「傾聴」の姿勢です。
「日頃から上司に見てもらってる」「職場に居場所がある」など自分の存在意義が感じられると、コミュニケーションも円滑に回ります。
ですので、モチベーションアップには傾聴の姿勢で上司から部下へコミュニケーションをとることが必須です。
部下の様子を観察し、話を遮らず、声をかけて煮え切らない返答であれば、何かに悩んでいるサインです。
会話では受け身の態度で、部下が自分の言葉で口を開くまで面と向かって待ってみると本音を話してくれる場合が多いかと存じます。
傾聴時のポイントは
■こちらから話を促して、相手に興味を持っていることを伝える
■相手が何を考えているか、自分自身で言葉にできるまで見守る
上司の立場としてはつい、結論を急ぎがちになり自身の経験談や持論を部下に話してしまいます。
立場が上の人物が経験を話し出すと、それが「正しい答え」という形で伝わり、考えを押し付けてしまう印象になります。
例えその答えが正解でも、正しい答えに導くような質問の仕方で本人に気づいてもらえるような問いかけが大切です。
そこまで行くには、とことん話を聴くことになるので自然と「自分のことを気にしてくれてる」という印象になり、信頼関係を築きモチベーションを上げるベースとなります。
また、話しかけるタイミングとしては、PDCAを回していればPDCAのチェックと一緒にすると上手くいくケースがあります。
仕事の進捗チェックを行い、その場面で上手く行っていればその理由を本人に話してもらい、逆に上手く行っていない時は本人に振り返りを促して、言葉にしてもらうのです。
そうすると自発的な会話の流れになっているので、傾聴の姿勢も取りやすいでしょう。
PDCAを回していなければ、「〇〇はどうなった？」と問いかけるのではなく、「〇〇の件は上手く行っている？結構皆、〇〇みたいなところでつまずきやすいから、苦戦していたら教えてくれない？」と仕事でつまずきやすい点などを具体的に表現して問いかけると、言い出しにくいことや、思考がまだまとまっていない内容でも部下は話をしやすくなるでしょう。
②効果的な面談の進め方
普段のコミュニケーションが円滑に取れてきたら具体的に効果がでる面談の進め方をご紹介致します。
下記の流れで進めると、本音も聞き出せまた、目標のベクトルも合わせやすいかと存じます。
1・最近の職場の時事の話など、雑談から入ってゆとりを持たせる。
2・PDCAなど用いて、具体的にやってきたことを褒める。頑張ったプロセスを褒めることが大事。
3・評価の話に移る、数値目標から達成度合いを数字で伝える。
（必ず実際の数字が記載されているPDCAや評価シートを見せる）
4・評価について部下から質問がないか確認し、疑問が残らないようにする。
（ここでも数値や現物を必ずつけ合わせて、話す。曖昧な話はしない）
5・目標が達成できた理由、できなかった理由を一緒に考える。
（答えは教えない、導く）
6・次の目標設定について、何をやるべきか部下が理解したところで終了。
面談のポイントとしては、総合的に数値目標が達成してなくてもプロセス、頑張った部分は必ず褒めましょう。
しかし、評価としては目標達成が大前提、それを達成するために何をしたか、できなかったことは何かを、一緒に考えることが大事です。
部下の実績を否定ぜず、部下が自分で改善ポイントを見出せるように導くことが重要です。
また、達成目標に関しては数値が高すぎないか、日々の積み上げで、どうすれば取り組んでいけるかなど明確化できるようなポイントを示して自発的な回答を促すとスムーズに結果にコミットできるでしょう。
③話しかけ方、部下が話したくなるキーフレーズ
では実際に答えに導くためのキーフレーズをいくつかご紹介致します。
■承認、成功事例の引き出し「〇〇の点は成長したね・成果が出たね」
これは他人と評価してはいけません。
大前提として、部下個人の内容で評価して声をかけましょう。
この問いかけは「見てもらえてる」ことを知らせて肯定されてる安心感を生みます。
部下の自信にも繋がるので、普段からこのように声をかけて行くととても伸びていきます。
■問いかけ、問題点の深掘り「どうしたら良くなりそう？」
イエス・ノーで答えられない、問いかけを意識しましょう。
自発的に考えられる余白を残して質問します。
「なぜできなかった」だと、できない理由を探すので改善になりません。
「どうしたらできるか」を引き出すのが重要です。
そうすると決めたことに対して部下の納得度が高まります。
■類似性、傾聴の姿勢「一緒に考えてみようか」
これは上司が寄り添ってくれてる、一緒に問題解決に協力をしてる、という姿勢になるので部下も安心し落ち着いてきます。
なかなか部下の考えが、自分の言葉にならないようだったら問いかけのフェーズに戻り「どうしたら良くなりそうか」など考えを深掘りして言葉で発しやすく導いていきましょう。
■気づき、自信をつけさせる「ここはあなたの強みですよ」
これは部下が気づいていない長所を見つけて上げることで承認とはまた別の効果があります。
部下は客観的な長所を知らされたとき、自己理解を深めて成長します。
また自分で気がつかない長所とは、口に出してまでいう事ではない良いところも含まれます。
例えば、部下が普段当たり前のようにやってることでも上司や部署の立場から見たら非常に助かる事も多いはず。
「いつも〇〇をやってくれてありがとう」などそのような感謝を伝えるだけでも、当人には気づきにつながる場合があります。
これを続けると、「きちんと見てもらってる」という信頼関係に発展し、心を開いたコミュニケーションが取りやすくなります。
④まとめ
今回は面談のポイントとして、コミュニケーションの取り方をご紹介しました。
面談の目的は組織の活性化と成長を促すことです。
その為には部下のモチベーションを削ぐ事なく、傾聴とPDCAや悩みを具体化させる質問でサポートして部下が話しやすい環境を作ります。
傾聴とサポートで信頼関係を構築しつつ、普段の仕事や数値管理で得た情報をうまく活用し面談では自発的な行動を促すキーワードを問いかけ、成果に繋げていきましょう。
management
最新記事 by management (全て見る)
- 【マネジメント】叱る以外の指導の仕方 - 2022年9月12日
- 【マネジメント】テレワーク5つのポイント - 2022年9月12日
- 【マネジメント】指示待ち社員の動かし方 - 2022年9月12日
コメント