新人教育で、「意思疎通にGAPがある」「自分達が教わってきたことが通じ無い」など仕事の伝え方や、指導方法に悩んでいる店長やマネージャー企業の管理職や指導にあたるスタッフは多いのではないでしょうか。
大前提として「企業理念」という共通言語があればある程度、仕事に対しての社会的ミッションが明確化され業務遂行に役立ちます。
しかし、現場では業務遂行以外でも人を育てるということに注力もしないと地盤の緩い、弱い組織になりがちです。
そこで今回は、教育課程の見える化の重要性と学びのフィードバックを仕組み化して管理職と新人のコミュニケーションのGAPを埋めるお話を致します。
もう既に実践されている現場もあるかと思いますが何か一つでも、読者の問題解決になる内容があれば少しずつ実践して行っていただけると業績改善に繋がると存じます。
この記事でわかること
①【目標管理】1年後になってほしい姿を見える化
②【進捗管理】大きなゴール設定と小さなゴール設定
③【コミュニケーション】毎週約束をする理由
①【目標管理】1年後になってほしい姿を見える化
結論としてこれは「パーソナルな部分」を見える化する事です。
特に新卒採用ではは大事なポイントかと。
例えば「1年後には〇〇さんはお客様を笑顔にするスタッフになるよ」や「〇〇さんはバックオフィスで新し事を産み出せるよ」など。
期待している姿を口頭だけでく、文字として残すことが非常に響きます。
理由として、社員は「企業が自分をどれだけ成長させてくれるか」という部分に期待して動く傾向が強いからです。
表面上は内定をもらってから、「企業のために貢献する！」「〇〇さんのために貢献する！」という意識で入社当初から行動することでしょう。
しかし、本質的にそのような行動を起こしている人物は稀です。
なぜなら、愛着も尊敬も理想もまだ無いと言って過言では無いからです。
しかし、企業側は社員が自身の意思で入社を決めたからに「社員には、なりたい理想があるだろう」というスタンスがどうしてもあるかと存じます。
そして1年後の目標として役職やスキル、売上目標などの具体的な内容、数値目標など企業側の理想を当てはめて新人に提示しているパターンが多いかと存じます。
実際、雇用する側としては社員に成果を求めますので当然でしょう。
しかしそれでは、働く側と雇う側の目的にGAPが生じるので、意思疎通が上手くいかない場合が発生してきます。
数値をみて落ち込んだり、自身を他人と比べて力を発揮できないなど「未来が見えない」という結論でうまくいかないスパイラルに入って早期退職になるパターンです。
そこで効果を発揮するのが「実行計画」です。
「実行計画」とは一言で言うと目標管理です。
これは売上進捗など数値面もありますが「テーマ」や「スローガン」を部署全員で決めそれらを達成するために、チームとして、個人がどのような行動を取るべきかと言う「将来の展望」を管理する事なので個人の成長や、働き方の考え方に紐つけやすい管理方法です。
成長したい側の意志と、求める側の意志の擦り合わせのために使えるので、例えば「お客様に愛される」と言う抽象的なことでも、その一言を書き出すと何をやるべきかが分かりやすくなる手法だと存じます。
詳しい内容は「目標管理 実行計画とは」でご説明致します。
②【進捗管理】大きなゴール設定と小さなゴール設定
教育の管理方法の補足として、進捗管理を見える化する事も効果を発揮する場合があります。
理由としては、モチベーションのリカバリーに役に立つからです。
成長が早い社員と遅い社員、その差はどうしても出てきます。
この問題は精神論では解決できません。
モチベーションが下がる理由として、「どれくらい頑張れば達成するか」、「あと何をどれくらいするか」が不明確なため継続の心が折れることは多々あるでしょう。
例えば地図を持たずに出発して、目的地まであとどれくらいか、道はあっているのか、いつ着くのか分からない状況に近いと思います。
なので大きなゴール設定（目的地）を設定したら小さなゴール（通過点）を設定しそれを見える化すると社員も管理職も無駄な悩みを抱えず、最短で問題点に辿り着くことができます。
それを見える化するツールが「ガントチャート」です。
主に工場や工事現場など「生産ライン」の現場で活用しますが作業進捗は教育進捗にも置き換えられ、どのフェーズで問題が発生しているか、あとどれくらいでゴールするかなどが定量的に把握しやすいので、帳尻合わせの精神論で追い込むことは少なくなり、お互いに意義のある計画やリスジュールができる利点があります。
この活用法については「ガントチャートの活用法」でご説明致します。
③【コミュニケーション】毎週約束をする仕組みを作る
これは教育に関して、最も重要なポイントです。
理由はお互いに成果を出す、Win Winの関係を築くためです。
実際行動する社員に自身の成長をコミットしてもらい、それをフォローしながら結果を出すために使うツールがPDCAです。
PDCAを目標管理で使う場合もありますがこれはコミュニケーションツールとして使った方が効果は絶大です。
理由はPDCAにはフィードバックを必要とするからです。
PDCA「C」「A」のフェーズではマネジメントが強力に働きます。
これを上手く活用すれば、社員がコミットした内容を尊重しながら有意義なコミュニケーションをとることが可能です。
PDCAを上手く回せない時の特徴としては、どちらか一方に丸投げしている場合、長期的な目標のPDCAを回してやるべきことが多すぎてぼやけてしまっている場合が多いです。
PDCAを活用し、1週間単位でフィードバックできればコミュニケーションコストも低くなり生産性も上がる可能性もあります。
PDCAに関しましては「PDCAの活用法」で改めてご説明致します。
④まとめ
今回は人材育成教育スケジュール管理のコツについてご紹介しました。
鉄則として、お互いに伝えたいことは見える化。
「言わなくてもわかるだろう」や「言ったから大丈夫」と言うのは曖昧な指示と一緒なのでお互い無駄な時間になってしまうでしょう。
コミュニケーションを円滑に保つことが教育管理の第一条件です。
そのために、使える手法やツールを活用していきましょう。
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