【マネジメント】職場の問題解決、4ステップ

管理職は現場でコミュニケーションや、仕事の進捗に何かしら問題を抱えた時、それを解決しなければなりません。

また人材育成においても、各個人から上がってくる声や課題に対して「会社としてなんとかしたい」と思われるのではないでしょうか。

しかし現場の問題解決には「これが正解」というほど簡単なものばかりではないですよね。
気が焦ってしまったり、間違った対処をしてしまうと現場の雰囲気がかえって悪くなってしまったり、つい高圧的なコミュニケーションになってしまいがちです。

問題を解決する為には、シンプルな解決ステップが4つあります。

今回はこの「4つの解決ステップ」を意識し前向きな形で現場の問題に向き合う方法をご紹介致します。

この記事でわかること

ステップ①現実を明確にする
ステップ②理想を明確にする
ステップ③現状と理想のギャップを埋める行動を明確にする
ステップ④行動に優先順位をつける
⑤まとめ

ステップ①現実を明確にする
ステップ②理想を明確にする
ステップ③現状と理想のギャップを埋める行動を明確にする
ステップ④行動に優先順位をつける
⑤まとめ

ステップ①現実を明確にする

問題解決において、よくありがちなのが「なんとなく雰囲気で察する」です。
問題が起こる現場では、抽象的な表現「ちょっと」「体感的に」「すごく」など多数の発言が見られます。
仕事には定数定量が必ずあり、それを具体化出来ていない現場は往々にして現状把握できていません。

例えば「コミュニケーション」が悪いよね、という問題でも「そうだよね」とか「なんかうまくいかないよね」といった会話で終わってしまうこともあります。

例え議論されたとしても、個々の解釈で話が進んでしまうと議論でなくただ「文句」を言っているだけの会話で全く生産性がありません。

そこで、どんな小さな問題でも解決したいのであれば「現状を明確にする」ことが重要です。

現状を明確にする為には「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」「どれくらいした」を順番に当てはめていくと抽象的な問題が事実化できます。

「コミュニケーションが悪い」という問題に対して、当てはめて議論してみると「毎回の朝礼でメンバー全員、前日の報告と引き継ぎを、口頭で行うため、ミスが毎回ある」という事実が出てきたら引き継ぎがうまくいっていないことで、職場の雰囲気が悪くなってることが把握でき、共通認識を持ちやすくなります。

できる限り、抽象的な表現は避け「数字化」できるものは「回数」などを用いて具体化するとより効果が高くなります。

問題の洗い出しに関しては、社員教育にも役に立ちます。
的確な意見を求める際のマインドに関してこの記事でご紹介していますので、こちらも参考にして頂けると幸いです

※【対話スキル】想像責任について

ステップ②理想を明確にする

問題が具体化されて、現場で共通認識が図れたら次は理想を言語化して共有します。

何かしら問題が発生すると、原因の追及に目が向きます。
そして原因を潰すための対処を考えるでしょう。
それも間違いではありません。
しかしあくまでも「対処」、実は「理想の状態」というところまで共有できていません。

目の前の問題に気づいているということは、「どのような状態が理想なのか」ということも同時に気づいているはずです。
これについても「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」「どれくらい」に当てはめて具体化して、共有します。

ステップ①同様にできる限り、数字をもちいて理想を具体化し共有します。

また、若手社員など立場によって「理想」を中々言い出せない場合や、引き出せない時もあります。
その際に役に立つアクションは下記の記事でご紹介いたします。

※【対話スキル】若手の意見が出ない時の対処法

ステップ③現状と理想のギャップを埋める行動を明確にする

ステップ③は具体化した「問題」と「理想」のギャップを埋める行動を明確にすることです。

チームや組織では「課題」として位置付けると良いでしょう。
ギャップを「原因」のままにしておくと、対処で終わってしまいます。
共通の「課題」にすることで「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように」「どれくらい」するのかが具体化できます。

できる限り共通の「課題」を個々にまで落とし込み、それぞれが「できること」を設定しましょう。

ステップ④行動に優先順位をつける

最後のステップは、課題の優先順位を決めることです。

理想と現実のギャップが洗い出されて、課題が明確化して個人に落とし込まれた状態で、さらに行動の優先順位を決めます。

目標値や理想の回数、アクションのハードルが高すぎたりすると、行動に移せなく、継続ができません。

もし「ハードルが高い」と感じたならば積み上げられる行動まで細分化することが必要です。

例えば、「月曜日の朝に部署の売上を報告する」というアクションで膨大な数値をまとめなければいけなく、毎回疲弊しているのであれば「ハードルが高い」アクションです。
それを「週に中間報告をつける」や「重点数値だけは毎日見る」などできるだけ小さく、負担にならない行動まで落とし込むと次のアクションにつなげやすくなります。

ここまでのやりとりを、対面で行う場合もあればメールやチャットで行う時もあると思います。
テキストではどうしても高圧的に受け取られたり、こちらの意図が伝わりにくい時があります。
テキストコミュニケーションで気をつけることは、下記の記事でご紹介していますのでご参照くださいませ。

※【対話スキル】心証が悪くならない、テキストコミュニケーションのコツ

⑤まとめ

今回は問題解決する際の簡単な4ステップをご紹介しました。
ポイントはどんな問題でも、できる限り「数字」を使うことです。
感情的な問題でも「回数」や「量」など何かしら具体化できます。
そして、原因を追及するだけでは「対処」で留まってしまうので必ず「理想」も具体化して共有しましょう。
理想と現実のギャップは」「課題」として、共通認識を持ちすぐに行動に移せるアクションにして、個々に落とし込むまでが問題解決です。