業務の効率化

人材教育・人材マネジメント

「効率化」と言われて、パッと思い浮かぶことは何でしょう?

「仕事を楽にする」「残業無くす」色々出てくるかとは思いますが、いざ自分の業務に当てはめると、明確な基準が説明しにくかったりしませんか?

理由は生産性の意味と混同してしまっているからです。

因みに「効率化」とは物、事の価値を高める事です。

「生産性」とは無駄、ムラをなくす事です。

なので「業務を効率化しなさい」という指示にはその仕事に対して付加価値をつけて、結果や単価など「成果」を上げる事を求められます。

「生産性を上げなさい」と言う指示には無駄・ムラを省きなさいと言うことが求められます。

「効率化」と「生産性」は表裏一帯の関係性で生産性が上がらなければ効率化は図れません。

理由は「時間、タクトタイム」です。

効率化を図る時間を作らないと創造的な仕事は出来ないと言っても過言ではありません。

そこで今回は「生産性」と「効率化」を上手く行う方法をご紹介致します。

①「生産性」を上げる方法

結論、生産性を上げる方法は作業時間の見える化です。

理由は無駄な時間が見える化できるので各個人の業務スピードのムラをなくして、活用できる時間がどんどん出てくるはずです。

「あたりまでしょ?」と思われる方は多いかもしれませんが、分単位で事務作業や接客時間など管理してみると事の重大さに気づくはずです。

総合職で分単位ですでにやられている方は管理のプロフェッショナルかと存じます。

また仕事が1番早い人、上手な人の行動を見える化すれば、その作業が標準化され練習すればできるようになる。

特にルーチン業務であればなおさらです。

全体の無駄取りで、生産性が底上げできます。

これは接客業、営業職にも当てはまります。

トップセールスは話すのがうまいのではありません。

上手く売れる方法を自分で仕組み化して、その型通りに毎回同じように出来るから、売れる確率が上がるのです。

顧客のニーズはパーソナルなものですが、売る商品は決まってます。

行動には時間が必ず伴います、なのでどんな仕事でも分解して考えるポイントは「時間」を軸にみるとわかりやすいです。

何分でこの作業、何分でこのトークなど分析していくと上手くいっている行動パターンが浮き彫りになるので、生産性を上げるポイントが絞れてきます。

作業マニュアルや、接客マニュアルがあってもそこに時間がないマニュアルは時間で区切って再構築してみましょう。

また、工程表などで時間が記載してあれば、逆に「何分縮められないか?」と常にアップデートを仕掛けていきましょう。

②効率化を図る時のポイント

生産性が上がってきて余白の時間が生まれてきたら、効率化が図れる段階です。

効率化を図るポイントは2つです。

1つ目は生産性が上がらないうちに、効率化を測ろうとすると現場としては「余計な仕事が増えた」というマイナスイメージだけ残ります。

ですのでまずは空いた時間で効率化をするというマインドを共有していきましょう。

2つ目は仕事に「付加価値」がつけられるかです。

付加価値がつけば、お客さまの購買意欲が高まり成約につながりやすいのと、狙った商品が売れるので単価が上がりやすいというメリットがあります。

例えば販売であれば生産性を上げ、来た時間で接客のトレーニングをしてその商品の単価を如何に上げられるか。

マーケティング、広告段階から、その商品の価値を伝え現場でその通りに販売できるように連携して、成約できるように生産性を上げて出来た時間で勉強会をするなどの行為が、効率化を図る作業になります。

③まとめ

今回は業務の効率化についてご紹介しました。

まず効率化と生産性を正しく理解して、生産性を上げて現場の負担を減らすことから始めましょう。

そして、負担が減って空いた時間を効率化を図る。

効率化は価値創造の時間として共有し、商品の付加価値をつけるアクションを起こせれば業務効率化が成功したと言えるでしょう。

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