【マネジメント】テレワーク5つのポイント

DX化も当たり前のように進み、多くの企業がテレワークの導入を始めました。
ベンチャー企業やフリーランスも含め、在宅勤務を続けているかたも多いのではないでしょうか。

テレワークは業務効率が上がるメリットがある一方で、コミュニケーションの面で課題も多いです。

そこで今回はテレワークでも問題なくコミュニケーションを取るうえで、どのような点に気をつけなければいけないのか。課題やポイントのお話しをいたします。

この記事でわかること

①テレワークの課題はテキストコミュニケーションであること
②テレワークでうまくマネジメントするコツ
③まとめ

テレワークの課題はテキストコミュニケーションであること
テレワークでうまくマネジメントするコツ
まとめ

テレワークの課題はテキストコミュニケーションであること

ビジネスの内容を文章でやりとりする場合、ビジネス文書の型に従って文頭の挨拶や定型的な締めの文章などを記載するマナーが少なからずあるでしょう。

しかしレスポンスがリアルの会話のような速さを求められるチャットツールでは、そのようなかしこまった挨拶などは受け手の時間も奪うため、ほぼ不要といっても過言ではありません。

普段の会話のような調子で分からないことを聞けるのがチャットツールの長所ですが、ある程度「チャット」という文化への理解と、ルールを作らないと意思疎通が難しいのがテキストコミュニケーションの難しいところです。

スムーズなコミュニケーションには、できるだけ早く、端的にやり取りするのがポイントですが、決してそうはいかない場合があります。

たとえば結論から伝えにくい、ブレインストーミングのようなミーティングや相手の雰囲気を察して感情を読み取る会話など、
テレワーク時に「コミュニケーションが円滑に進まない」と感じる大きな理由のひとつでしょう。

さらに業務で何か分からないことがあるとき、オフィスで働いている際は声を上げるだけで誰かがすぐに答えてくれますが、チャットツールではオフィスで働いているときのように、チャットで投げかけても誰かがすぐにそれに応えてくれるかというと、そうとはかぎりません。

受け取る側からすれば、リアルな会話と違ってチャットの書き込みに「すぐ気がつかない」ことがありますし、気づいたとしても緊急で対応すべきかどうか判断しかねる場合もあるでしょう。

チャットでのやり取りは、「すぐに返信できない場合がある」という点を改めて意識し、何かを聞くときは「そのうち返信があるだろう」というくらいの気持ちでいる方が自分の時間も有効に使えます。

また、逆に質問を受ける立場で「作業に集中していて、すぐには返信できない」ケースもでてくるでしょう。

この場合、「少し待って欲しい」など何かしらメッセージに対して反応し、相手もメッセージを確認していることを把握できるようにして、お互いの時間を奪わないように気をつけなければいけません。

このような、お互いが見えないからこその配慮が、テレワークでのコミュニケーションを円滑にするポイントです。

テレワークでうまくマネジメントするコツ

テレワークで部下や上司、同僚などとコミュニケーションを取る時意識しておくと格段に反応がいいポイントを左に深掘りしてご紹介致します。

部下は結論から分かりやすく、上司は素早いレスポンスを意識する

チャットによる部下と上司のコミュニケーションでの懸念点は、レスポンスです。

例えば、部下が分からない点を上司に聞く際は、何が分からないかを整理して、読みやすくわかりやすい文章にまとめるという工夫をした方がいいでしょう。
いくら、かしこまらなくてよいからといっても箇条書きで取り止めもなく話をしても「何を言っているのか分からない」と思われ、送ったチャットの返信を後回しにされてしまいます。

結論や要点を冒頭に持っていき、自分が聞きたいことを整理してチャットを送らなければ、上司はあなたが抱えている問題をすぐには理解できません。

一方、上司は部署のメンバーが何かを聞きたいと思ってチャットに書き込みをしていたら、率先して回答して反応しなければいけません。

テレワークの環境では、どうしてもコミュニケーションが一方通行になりがちです。
そのため、即反応しないと質問した部下は仕事が進まず生産性も落ちてしまいます。
さらに上司は自身が抱えている業務を可能な限り部下に割り振って、部下のサポート役に徹すると指示待ちなどの非効率な時間を削減することができます。
オフィスで働いていたときのように、いつでも部下からの相談に応じられる上司をテレワークで実践することで、部下のコミュニケーションに対するストレスも緩和していきましょう。

ビデオ会議は映像をできる限りオンにする

テレワークでは、チャット以外にも「ビデオ会議」によるコミュニケーションも欠かせません。
映像や音声をオフにして参加できますが、できる限りオンにして、お互いの表情を確認しながら会話するようにしたほうがお互いの状況も把握でき、レスポンスも早くできるでしょう。

またビデオ会議はチャットよりも一体感やチームワークを感じながらコミュニケーションを取ることができるので、リアルの対面には敵いませんが、お互いの体調やメンタルヘルスを確認できるというメリットもあります。

お互いの進捗状況の共有と予定表をこまめにチェック

テレワーク時は、姿が見えないという状況なのでリアルタイムで作業を把握することが難しいでしょう。

例えば、オフィスでは「〇〇さんのこの作業が終わったらこの仕事のを依頼しよう」など、現場の雰囲気でそれぞれの動きを察することができます。

しかしテレワークになると、タイミングを気にして仕事の依頼が滞ってしまったり、逆に連絡を受けて自分の仕事が滞ってしまったりと、何かとうまく噛み合わない時があります。

だからこそ、自分の業務内容をこまめに上司や部署内に共有することで、お互い無駄な気を遣わずに仕事を進めることができます。

また、誰かに相談したい際は、チャットに書き込む前に相手の予定表をオンラインで確認し、相手が会議中や作業中の場合は空いている時間を踏まえて依頼すれば、ストレスを感じることなく短時間で解決すつ場合もあります。

そして、自分自身の予定をオンライン上の予定表にすべて書き込んでおくことも忘れてはいけません。
一人で作業している時間でも、何も予定を入れないでいると、会議や打ち合わせの予定が入り、緊急度は低いが重要な仕事の進捗が遅くなり、業務効率の低下を招く可能性も出てきます。

まとめ

今回はテレワークの際に気をつけるべきポイントをご紹介いたしました。
テレワークには業務効率の向上やコスト削減など様々なメリットがあります。

しかし、テレワークは体だけでなく、孤独での仕事を強いられるため精神的な負担がかかる場合も多いのが事実です。

隣に同僚がいないため、社員同士の会話も、出社時と比べて減少していることでしょう。
心の不安を取り除くためにも、少し時間を見つけ、同僚とチャットやビデオ会議で意図的に雑談することも、テレワーク時のコミュニケーションのポイントと言えます。
このようにテレワークにはコミュニケーションにおける課題もありますが、今回紹介した相手に配慮した行動を取ることで、円滑にコミュニケーションを図れ、テレワークならではの生産性の高い仕事を実現できるでしょう。