【マネジメント】マネージャーがすべきスケジューリング

朝はメールチェックから始まり、終業頃には「今日は何ができたんだろう」と日々の仕事がルーティン業務中心で、マネージャーらしい仕事ができているのか？と疑問に思う方はいるのではないでしょうか。

実際、筆者も新任のプレイングマネージャーのときは自分から見ても、部下から見ても「マネージャーらしい」業務改善が出来なかった経験があります。

そこで今回は、日々の業務に押し潰されないためのスケジュールのお話しを致します。

この記事でわかること

①「考える時間」を必ず確保すべき理由
②書き出したタスクの実行方法
③まとめ

「考える時間」を必ず確保すべき理由

結論からお伝えすると、朝一番の仕事は「緊急ではないが、重要な仕事」のリストアップの時間に使いましょう。
つまりチーム、プロジェクトの改善点や戦略、ビジョンを遂行するために必要なことをピックアップし、リストを作り通常業務に落とし込むのです。

理由は日々のルーティン業務よりも、マネージャーが一歩先に行かなければチームが成長しないからです。

※「緊急ではないが、重要な仕事」の概念に関してはこちらの記事でご紹介しています。
「マネージャー業務の優先順位」

まずマネージャーは朝一番、メールを見てはいけません。
クラウドサービスのメールであれば、スマートフォンからでも開けると思いますが、それすらもチェックしないようにします。

理由は簡単です、「メールはいつでも返せる」からです。
始業後３０分は見なくても大体対処できる内容ばかりだと思います。

しかしメールには「緊急で重要な仕事」も含まれていることでしょう。
それが気になってメールチェックをして優先順位がバラバラな仕事を整え、日々の業務に落とし込むだけでは、新しい価値も生み出せない「対処」をしている時間に過ぎません。

あとマネージャーの優先順位を崩していくのが「電話対応」です。

電話にはクレーム報告や顧客対応など、承認や相談といった緊急性がある連絡が多い傾向にあるので、電話に出てすぐに対処しなければいけない事もあります。

即行動に移さないとピンチになるような事例以外は、一旦要件を受け止め、対処する時間を相手に伝えましょう。
メールチェック時に改めてタスクとして組み込めればベストです。

貴重な朝の時間を使って、改善のために「書き出したタスク」をスケジュールしていく方法は、
下記の手順で週単位で予定を落とし込むことです。

・「今何をすべきか」
・「他に良いやり方はないか」
・「次の目標は何か」
・「施策に漏れがないか」

など、とにかく必要なことをリストアップします。

・「今週のやるべきこと」として優先順位を決める。
・「日付と時間」を決めて、手帳やGoogleカレンダーなどにスケジュールを入れる。

①②を繰り返し日々変わるビジネスの状況を踏まえて、やることをブラさずにコツコツと「改善」を実行していくのです。

日々の業務でもちろん遂行が難しい事もあるでしょう。
その場合は、出来ることをとにかく積み上げていく、リストアップしているだけでも少しずつ行動に結びつくので、成果は雲泥の差が出ます。

ここで重要なことは、必ず曜日と時間を決めてスケジュールを組むことです。

スケジュール化されないものは永遠に実行されません。
見える化出来ていない状態では、人は忘れるので断言できます。

手帳やスケジュールが、日々の業務と比べ「緊急ではない、重要な仕事」でいっぱいになることには、マネージャーは時間にゆとりを持つことができ、チームが成長する施策が打てる、本来のマネージャーの役割を高いレベルで実行できることでしょう。

今回は「マネージャーがすべきスケジューリング」のお話をしました。

マネージャーの役割は、チームを成長させ成果を出させることです。
そのためには「改善」に使う時間を作らないといけません。

日々の「対処」になる緊急的な用事をスケジューリングする前に本来やるべき「改善」に向けて考える時間を、朝の10分でも良いので作りましょう。

確保した時間でリストアップしたものを、週単位で実行できるように書き出していき、少しずつでも良いので行動に移すことが、優秀なマネージャーになるための第一歩です。

【経歴】・2000年~2008年まで楽器販売、フリーランスカメラマンで接客販売経験⇒・2008年から現在まで、宝飾業界の販売店営業、人材育成、マネジメント業務行いながら店舗運営、マニュアル作成、コーチングスキル、マーケティングスキル身につけ現在に至る。