【マネジメント】マネージャー業務の優先順位

マネージャーになると「時間がない！」と感じる方が多いと思います。

マネージャーはプレイヤーとは役割が違い、戦略や全体の指揮をとる一方でメンバーのフォローの時間が入り込んでくる中で立ち回り、時にはプレイヤーとしても機能しなければいけません。

チーム全体の舵取りをして成果を出すためには、プレイヤー時代の働き方から一変しなければいけません。

そこで今回は、マネージャー業の優先順位の決め方についてお話しします。

この記事でわかること

①優先順位のフレームワーク
②タスク管理の仕方
③まとめ

優先順位のフレームワーク

物事の優先順を決めるとき、緊急性と重要性の2軸で考える方法があり
下図のようなフレームワークに落とし込むと、4つの分野に分けることができます。

①重要かつ緊急な仕事（重要かつ緊急事項）
②重要でないが緊急な仕事（緊急事項）
③緊急でないが重要な仕事（重要事項）
④重要でもなく緊急でもない（不要事項）

現場の立場から見て、「どの仕事から始めるべきか」と考えたとき
①「重要かつ緊急な仕事に思考が駆け巡ると思います。
実際に、重要かつ緊急なので「対処」が必要だからです。

このようなフレームワークをした際、優先順位は①②③④と答えても理にかなっているでしょう。
特にプレイヤーに求められることは、最前線のアクションなので間違ってもいません。

しかし、マネージャーは一歩先に思考を巡らせる必要があります。
全体を見渡せるマネージャーは③「緊急ではないが重要な仕事」に目を向けます。

理由はマネージャーの役割が「対処」ではなく「改善」するのが仕事、と理解しているからです。

①「重要かつ緊急な仕事」とは、トラブルやクレーム対処、顧客対応などがあります。売上に直結することや、火消しになる作業などスピードのある業務のパターンです。
一方、③「緊急ではないが重要な仕事」は、戦略です。

人材育成やマニュアル整備、ビジョンと目標の策定、など仕事の改善が求められるパターンです。

この二つを比べてみると明らかになりことがあります。
③「緊急ではないが重要な仕事」を構築していくと、改善が促進されるので
①「重要かつ緊急な仕事」に対して先手を打つことができるのです。
そうすると、「緊急な仕事」が減っていき、対処の時間が「改善」に使えるのです。

業務を回していく上で重要な「改善」の骨組みが安定してくると、トラブルを回避できる確率は上がり、目標に向かって順調に仕事を進めることが可能です。

では優先順位の考え方が定まったところで、それをいかに自分のタスクに落とすかが重要です。

結論としては、③「緊急ではないが重要な仕事」に先手を打っていけば、少し時間差はありますが①「重要かつ緊急な仕事」は業務改善により少しずつ減っていきます。

マネージャーが自身のスケジュールを組んだとき、どうしても①「重要かつ緊急な仕事」でスケジュールが埋まってしまうのは仕方がないことです。

重要なことから逃げられず、緊急性も時間制限があるため放っておけません。

それが積み重なると、いつも仕事に追いかけられる気分になって、ストレスが溜まります。そうした現状から抜け出すには、③「緊急ではないが重要な仕事」のタスクを洗い出すことから始めましょう。

目の前で発生する緊急で重要な仕事と、未来のために大切な重要な仕事、二つを回し続けることは、初動に多くの時間とパワーを使います。

しかし、そんな時こそ大きな改善と飛躍できるチャンスだと思い、前向きにメンバーと協力し、少しずつ出来るところからで良いので、重要な仕事のタスクを積み重ねていければ、業務をコントロールしやすくなるでしょう。

今回は「マネージャー業務の優先順位」についてお話ししました。

誤解がないように補足を致しますが、力関係が「マネージャーが上」、「プレイヤーが下」ということではありません。それぞれに役割があり、職務を全うする事によってチームは動きます。

これを理解していないとマネジメントが不十分なリーダーであり、チームからも不満が出るでしょう。実質、給与面での手当の差があると思いますが、それはマネージャーはプレイヤーとしても動かなくてはいけない事を示しています。

仕事の優先順位とタイムマネジメントを決めて自分にも負荷がなく、チームとしての役割を果たさなければいけないのです。

【経歴】・2000年~2008年まで楽器販売、フリーランスカメラマンで接客販売経験⇒・2008年から現在まで、宝飾業界の販売店営業、人材育成、マネジメント業務行いながら店舗運営、マニュアル作成、コーチングスキル、マーケティングスキル身につけ現在に至る。