【マネジメント】できる上司がやっているコミュニケーション3つのコツ

管理職はさまざまな年代とコミュニケーションを取るため、臨機応変に対応している方も多いと思います。

しかし、年下の部下や社員とのコミュニケーションは気を使う場面が多くありませんか？

和みやすい空気を作ろうとした時、プライベートや雑談を交えながらコミュニケーションをとることをよしとする人もいれば、仕事以外の要件はあまり話したがらない人もいます。

そこで今回は、どの世代にでも通じる最低限のコミュニケーションを3つご紹介します。

この記事でわかること

①部下とのコミュニケーションに外せない3つのコツ
②まとめ

部下とのコミュニケーションに外せない3つのコツ
まとめ

部下とのコミュニケーションに外せない3つのコツ

ご紹介する3つのコツは誰でもできる、本当に簡単なものです。
もう既に実行されているアクションもあるかと思いますが、改めて目的や意図を理解することで、より良いコミュニケーションになるのでぜひご確認ください。

1･挨拶は顔をみて行う

挨拶があるかないかでも職場の雰囲気として大きな違いがありますが、挨拶を相手の顔をみて行うだけでも充分なコミュニケーションのきっかけが掴めます。

既に相手の顔をみて挨拶をされている方は、この重要性に気づいているでしょう。

挨拶は簡単に相手の承認要求を満たす効果があります。

想像してみてください、たとえば部下が挨拶なしにあなたの目の前を素通りしてデスクに座ったら「何か」ひっかかりますよね。
人によっては不快な思いもするでしょう。

その理由はあなたを無視したからです。

人は人から認められて初めて自分の存在価値に気づきます。

そのため、無視されたり相手からないがしろにされると「今日は機嫌が悪いのかな」「嫌われたかな」など相手に不安を与えます。

部下の本心として無視したつもりはなくても、受取手のあなたには心の変化があります。

挨拶は相手を認識したら簡単に行えるアクションです。
だからこそ、挨拶がなかった時のインパクトは大きいのです。

挨拶を大事にしてる上司の職場が総じて雰囲気がいいのは、常に相手を認め受け入れている姿勢が伝わるからです。

最初はぎこちなかったり、タイミングが合わず無視されたりする場合もあるでしょう。

しかし続けていくことで、徐々に状況が変わっていくことは間違いありません。

2・メールやチャットで要件を済ませない

職場のDX化が進み、チャットやメールでコミュニケーションをとる機会が増えてきています。

テキストコミュニケーションの良いところは、箇条書きなどで要件を端的に伝えられることと、多数に同じ要件を周知させたり、時間をあけて確認できたりと、さまざまなメリットがあります、

しかしデメリットとして、基本的にやりとりは一方通行で相手の表情や声のトーンなど、感情を判断する材料が少ないため、相手がどのような気持ちでコミュニケーションをしているのかわからないところがあります。

業務連絡や記録に残したいやりとりなどはテキストが適していますが、仕事のフィードバックや評価については注意が必要です。

もちろんテキストでもできないことはないですが、クッション言葉や相手の置かれている状況を理解し慮った上で行わないと、ミスコミュニケーションにつながります。

ビジネス文書は特に硬く、冷たく感じやすい言い回しになるので、受取手の状態により良くも悪くも受け取られることがあります。

対面であれば表情や声のトーンで判断でき、また厳しい指摘をしてもその場でフォローを入れて誤解を招くことはありません。

ですので、テキストで伝えるべき内容と対面で伝える内容を使い分けることが重要です。

3・部下に意見を聞いている

プライベートなことや時事ネタだけが雑談ではありません。
業務の話も立派な雑談になります。

たとえば業務マニュアルの改訂や仕事の改善について「これってどう思う？」と聞いてみるのが良いでしょう。

業務上のことであればお互いの共通の話題であり、話す敷居も低くなります。

また、仕事に対してのマインドなど実際に聞くことができるのでお互いに有意義な時間になるでしょう。

しかし注意すべき点がひとつあります。
それは部下の意見をしっかり聞いて、否定しないことです。

意見を求めたのに否定されたり、蔑ろにされたりしたら部下は「話しても意味がないな」と思い、コミュニケーションをとりたがらなくなってしまいます。

意見を聞いた後は「参考になった」「役に立つ意見だった」「ありがとう」と感謝の気持ちをフィードバックしましょう。

部下も上司の意見に対し自分が答えたことで、職場との関わりも意識し行動に変化も現れるかもしれません。

まとめ

今回はできる上司がやっているコミュニケーション3つのコツのお話をいたしました。

1･挨拶
2・メールと対面の使い分け
3・意見を聞いて雑談の代わりをする

どれも日常的に行え、簡単なアクションです。
既に行っていても、コミュニケーションをとる、という意識で行えば部下のモチベーションを維持する行動にもなります。

この機会に、挨拶から見直すだけでもコミュニケーションの改善ができるかもしれません。

この記事を書いた人
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【経歴】・2000年~2008年まで楽器販売、フリーランスカメラマンで接客販売経験⇒・2008年から現在まで、宝飾業界の販売店営業、人材育成、マネジメント業務行いながら店舗運営、マニュアル作成、コーチングスキル、マーケティングスキル身につけ現在に至る。