会社やチームにはルールが存在します。
しかし、新しく定着させようとしたい仕組みやルールを定着させるのは困難、と感じている管理職は多いのではないでしょうか。
新しい仕組みやルールの改善が進まなければ、企業成長も鈍化してきてしまいます。
そこで今回は、新しい仕組みやルールを浸透させるためのコツをお話し致します。
この記事でわかること
②新しいルールや仕組みを定着させたいときの4つの対処法
③まとめ
新しいルールや仕組みが定着しない4つの理由
ルールが守れなかったり仕組みが定着しない理由は以下の4点が当てはまる場合があります。
現実的でない
重要性を感じていない
信頼関係を築けていない
順に解説していきます。
1･内容を理解していない
ルールが細かすぎたり、複雑すぎると内容を理解できず実行に移せません。
まず社内で浸透させたいルールや仕組みは、管理職が実践してみて、現場で再現が可能かどうかや、部下にヒアリングをしてみて、誰でもわかる内容にしなければいけません。
2・現実的ではない
ルールや仕組みが理解できたとしても目標が高すぎたり、または逆に仕事に支障が出るようなルールなどは、現実的ではないと思われ実行に移せません。
前述同様に部下や現場から意見を吸い上げて、現実可能な目標なのか再現性のあるものなのかを精査し、ルールや仕組みの設計ミスをなくしましょう。
3・重要性を感じていない
何度もルールが守られなかったり、社内で仕組みが長続きしない状況が続くと、改善の重要度が軽んじられるようになってきます。
「この間も大丈夫だったし」「あの人もやってないから」などになってしまうと社内風土として修正するのが難しくなってきます。
誰もがスタート直後はモチベーションも高く取り組みますが、徐々に形骸化していきます。
管理職はルールや仕組みについては定期的に見直し改善するルーティーンを心がけましょう。
4・信頼関係が築けていない
部下やチームと信頼関係が築けていないと、そもそも指示が通りません。
ルールや仕組みを浸透させる以前に業務に支障が出ます。
信頼関係が築けていない要因はさまざまです。
このような場合はまず自身の仕事を見直し、必要であれば人事からのバックアップなどを要請し進める必要があります。
新しいルールや仕組みを定着させたいときの4つのポイント
会社の風土作りやチームにルールや改善の仕組みを浸透させたいとき、始めから上手くやろうとはせず、修正、対処しながら浸透させることが重要です。
その時に重要なポイントを4つお話しします。
上手く行かない内容を見直す
部下やチームと話し合う場を作る
スタートとゴールを明確にする
順に説明していきます。
1･浸透させたい内容の周知に努める
浸透するまで管理職がやり続ける、これに尽きることはありません。
あなた自身がまず、それが重要かどうかを理解することから始まります。
また、伝える時は一方的に伝えるのではなく、浸透させたい理由や目的、そこに至ったまでの背景なども常に伝えられると、部下やチームからの協力が得られやすいでしょう。
大事なのはチームで動くことなので、指示だけでは浸透しないことを意識しましょう。
2・上手く行かない内容を見直す
仕組みを指示したり、新しいルールを作ることが目的はなく実行して成果を出すことが目的です。
そのためには上手く行かないことや、状況に合わせて臨機応変に対処し実行可能なタスクにする必要があります。
新しい試みが軌道に乗るまでは付きっきりで管理する必要があります。
3・部下やチームと話し合う場面を作る
進捗の確認や新しく導入したルールや仕組みが、どんな成果を出しているか定期的に話し合う場面があると有意義に実行できます。
また人間は理論だけでなく感情でも判断する生き物です。
議論やミーティングによって、やることへの動機付けができれば、新しいルールや仕組みは形骸化されることなく改善され続けます。
4・スタートとゴールを明確化する
新しいルールや仕組みを理解し、自主的に行動に移してもらうためには、メリット・デメリットや理想と現実を明確にして、何をすべきかをわかりやすく伝えることが重要です。
その上で、成果に応じてインセンティブがついたりまたは実行内容のプロセスを評価に組み込んで、
一定のアクションを促すようにすると良いでしょう。
まとめ
今回はルールや仕組みが浸透しない理由のお話をいたしました。
新しいルールや仕組みは、現場の改善には不可欠です。
大きな設備投資で満足のいく改善などができる場合もありますが、ルールや仕組みを変えることは人の行動を変えなければいけません。
その場合、ただ指示や内容を現場に落とし込むだけではなく管理職が率先して実行し、検証をしていかなければ新しいことは浸透しないでしょう。
そのためにフィードバックや、
現状把握するためのボトムアップをするコミュニケーションが必要になりますので、新しいルールや仕組みを浸透させたい時にはコミュニケーションをいかに取るかを意識しましょう。
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