【マネジメント】締め切り重視で生産性を上げる

マネージャーの仕事は常に途切れることはありません。

経営層からの指示や、チームからの確認事項など、メールや電話、チャットなどひっきりなしに他部署からも連絡が入ることでしょう。

その状態は、マネージャーとしては「正常」です。

中間管理職として社内の「「ハブ役」を見事にこなしています。

しかし、マネージャーも人間ですので万能ではありません。
いかに自分の仕事の時間を生み出すかなど悩んでいる人は多いと思います。

そこで今回は、マネージャーの時間術についてお話したいと思います。

この記事でわかること

①上司と部下の仕事を噛み合わせる
②ミーティングを仕事の期限として活用する
③まとめ

上司と部下の仕事を噛み合わせる

マネージャーの仕事の回し方として、1回意識してみて頂きたいのが「人に依頼する仕事は先に、自分の仕事は後で」という取り組み方です。

もう既に意識されていたり、振り返ってみると「そうなっているかも」と思う方もいらっしゃるでしょう。

この取り組みの肝は「自分のところに仕事を溜めない」という点です。

マネージャーは仕事の「ハブ」になるので、そこに案件が溜まると全ての仕事に支障がでます。
ボトルネックになってしまうのです。

仕事は一方通行ではなく、「やりとり」が常に発生していると思います。

とにかく自分の所にきたボールを関連部署にすぐに投げる（返答、依頼）のです。

そのボールが返ってくるまでの間が自分の時間です。
そこで自身が取り組む優先事項を行い、ボールが返ってきたらまた反応する。
このようなサイクルで仕事を回していけば、ギリギリになってしまうことをある程度避けることができます。

慣れるまでは、頭の切り替えが大変ですが時間を生まないといけないマネージャーには必須の考え方の1つです。

また、早く仕事を投げる時には「完成度60％」位で投げるのが良いでしょう。
作り込んでも修正は必ず発生しますし、走りながらでも仕事は構築できます。
初動が遅れてビジネスチャンスを逃す方が機会損失です。

これは自分の仕事以外にも言えることです。
チームメンバーは失敗を恐れます。その心情と仕事をマネージャーが率先してフォローし、「完成度60％」で仕事を進める意識を根付かせれば、チームの成長も加速するでしょう。

「ひと段落してからミーティングしよう」
「この仕事のキリのいいところで打ち合わせ入れましょう」

など、仕事の進捗を軸にスケジュールを決めることはありませんか？

進捗を軸に仕事を決める考えも、間違いではありません。
しかし、この段取りが仕事の遅延につながる原因でもあります。
理由は、「誰かの仕事があ割るのを待つ」ということをしないといけないからです。

全員が終わるのを待ってから、という段取りではどんどんスケジュールは後ろにずれます。
マネージャーはメンバーに「仕事は締切を決めなさい」と指導をするのと同時に、自身もそれを実行しなければいけません。

単に仕事の締切を決めるだけでなく、「ミーティングや打ち合わせ」を締切時間にセットするのがメンバーもわかりやすく効果的です。

自分が決めた締切はなかなか守れないものですが、他人を巻き込む形であれば締切に強制力が働きます。

ミーティングや打ち合わせ自体は5、10分の短時間でも構いません。
締切を決めて、そのミーティングで仕事の進捗チェックと次のアクションを共有できれば、スピード感を持った管理ができます。

メンバーからバラバラに仕事が上がってきたり、「できたときにチェックする」という体制だと待ち時間も発生し、生産性が上がりません。

ミーティングを軸に進捗管理をしていければ、突発的なイレギュラーを事前に発見できたり、発生しても初動で鎮火できたり、臨機応変に対処しやすくなるでしょう。

今回は、締切重視で仕事の生産性を上げるお話をしました。

まず、マネージャーは自分の手元に仕事がたまらないように、「完成度60％」でも構わないので、どんどん仕事を回していきましょう。

そして仕事の進捗を締切の軸にせず、ミーティングや打ち合わせを締切にすることによって、マネジャー自体の時間も取れるようになってきて、余裕が生まれてきます。

締切管理のテクニックは、マネージャーにとって欠かせないタイムマネジメントです。

【経歴】・2000年~2008年まで楽器販売、フリーランスカメラマンで接客販売経験⇒・2008年から現在まで、宝飾業界の販売店営業、人材育成、マネジメント業務行いながら店舗運営、マニュアル作成、コーチングスキル、マーケティングスキル身につけ現在に至る。