【マネジメント】メールのコミュニケーションが上手くいかない原因

組織のDX化が進み、メールやチャットツールでコミュニケーションをとることが増えてきました。

また管理職ともなると、多数の部下や部署などやりとりする案件も増えます。
そのため「この前のメールの返事、かえってこないな・・・」
「無視されてるのかな・・・」など、気を揉むことがあると存じます。

そこで今回はメールやチャットツールで返信が返ってこない、意図しているリアクションが返ってこないなど、うまくいかない原因のお話を致します。

この記事でわかること

①テキストコミュニケーションで見直すべき3つのポイント
②まとめ

テキストコミュニケーションで見直すべき3つのポイント

テキストコミュニケーションでうまくいかない原因は様々ありますが、主に「具体的ではない」「わかりにくい」という点で、どう反応していいかわからない、という部分が大きいです。
それがきっかけで不快な印象を持ったり、与えたりしてその後の人間関係にも影響する…ということが発生します。

ここではそのようになる前に見直すべきポイントをご紹介致します。

仕事の依頼や進捗確認など端的な表現や、箇条書きで送る場合は、テキストコミュニケーションでは往々にあると思います。

例えば「〇〇の資料を明日までに用意して」や「ここの数字が間違ってます」などです。

チャットツールではOKな場合がありますが、メールなどその場でリアクションがわからない場合は注意が必要です。

このような仕事の依頼は口頭で伝える場合には一言ですみますが、テキストでは事務的な指示はそれに返信が必要かどうか、相手に考えさせてしまったり、そもそも返信が必要ないと思う場合があります。

また、用件だけだとテキスト表現ではどうしても「冷たい」表現になってしまいます。

日頃からコミュニケーションが取れている関係や、人柄がわかっている関係でも文面がそっけないと、「なんか嫌われてるかな」や「何か悪いことしたかな」など、マイナス部分に働くのが人間の心理です。

そのためテキストコミュニケーションでも最低限のクッション言葉、あいさつを入れて、文章に表情をつけることを心がけましょう。

返信がないメッセージには2つの原因があります。
1つは相手が本当に忙しくて失念してる。
2つめは返信が必要なメッセージだと思っていないことです。

例えば「〇〇の件、ご確認ください」というメッセージで上司は「確認した」という返事を返すのが当たり前だとおもていても、現場の部下は確認すればそれで良い、と思いメールでの報告はしなくても良いと思っていることもあるでしょう。

そのため、アクションして欲しいことは必ず、文面の最初に記載したり、タイトルに入れたりして相手にしてほしいアクションを具体的にしましょう。

職場の空気や文化としてそもそもテキストコミュニケーションがおざなりになっている場合は、一度ルールを定めた方が良いでしょう。

また、返信が早い人や必ずリアクションをする人には部下も同じように習いそのように反応します。

テキストもコミュニケーションの一環ですので、コミュニケーション能力の高い人はテキストでも相手に合わせてコミュニケーションを取ります。

そのため、思うような返信が返ってこない場合は自身のコミュニケーションが原因の場合もありますので、相手にとってほしい行動を自ら率先して行うことはメールやチャットでも変わりはありません。

今回はメールのコミュニケーションが上手くいかない原因のお話をしまいた。

テキストは表情もわかりにくく、一方通行のコミュニケーションが主体です。
端的に伝えることには優れていますが、それだけですと相手に伝わらないことも多々あります。

具体的に欲しいリアクションや要件は最初に伝え、相手を悩ませないように書くのがポイントです。

またテキストコミュニケーションでも、クッション言葉や最低限のあいさつ、ほんの数十文字でもコミュニケーションが円滑に進みますので、
メールやチャットなどでうまく意思疎通ができない場合は、一度見直してみると良いでしょう。

【経歴】・2000年~2008年まで楽器販売、フリーランスカメラマンで接客販売経験⇒・2008年から現在まで、宝飾業界の販売店営業、人材育成、マネジメント業務行いながら店舗運営、マニュアル作成、コーチングスキル、マーケティングスキル身につけ現在に至る。