「もう少し考えて動けたらいいのに」
「言われたことしかできない」
新人教育に限らず、スタッフの行動もしくは自身の行動にも
「指示待ちになっているな」と思うことはありませんか？
「指示待ち」になってしまうのは本人の性格的なものにもよりますが、職場の環境も大きく影響しています。
そこで今回は「指示待ち」を生み出す環境と対策のお話を致します。
この記事が、現場のふりかえりの役に立てば幸いです。
この記事でわかること
②直すべきは習慣｜対策
③まとめ
見直したい環境｜原因3選
指示待ちになる原因は働く環境によって生み出されることがあります。
仕事内容や仕組みにより、どうしても仕方がないことも当然ありますが、それが原因になっているという意識を持つことで、対処改善も進みますので一緒に考えてみましょう。
チェックポイントは以下の3つです。
1・業務全体が理解できるフォローができているか
やるべきことの理解度が低い。
今の仕事が何に繋がっているかなど、業務全体のフローチャートがない。もしくは教育係がいないなど動機づけが不十分なマネジメント環境。
2・コミュニケーションが取りずらい
人員不足で報告相談がしにくい場面や、マニュアルの不完備による前提認識の違い、スケジュールが不透明で誰が何をやっているかわからないなど、管理が行き届いていないことでコミュニケーション不足を生み出す環境。
3・ロールモデルがない
マネジメント側の指示が強すぎて、そもそも自発的に仕事をしている社員がいない。
全ての行動を管理できるように細かく報告を義務つけたりなど、トップダウンのマネジメントが強すぎて、自発的な行動を摘んでしまっている。マイクロマネジメントを引き起こすような過度なチェック体制を組んでいる環境。
直すべきは習慣｜対策3選
前途では「指示待ち」を生み出す環境についてお話しました。
仕組みで環境を変えることもできますが、根本的に改善するためには「習慣」を見直し、行動を変えることが重要です。
行動が変われば、仕組みを改善したときの成果の上がり方も大きく変化します。
3つのポイントそれぞれに対しての対策を説明致します。
1・業務の流れを体系立てて伝える・教える
「指示待ち」ではなく自発的に仕事をするためには、目的と全体像を理解している必要があります。
自分の仕事が何から始まりどんなゴールに向かっているか、明確な地図がないといけません。
細かい業務を1つひとつ習得していなくても、自分の仕事も目的が分かれば「そのために今できることは何か？」と考えるようになります。
またゴールまでの全体像が見てわかれば、「こういうことも今はできるかも」と思ったことを自発的に確認しやすくなるでしょう。
現場では成果も問われるため、忙しさのあまりまずは目の前の作業のみの指導に終わったり、「見ておぼえて」「やればわかる」など「習うより慣れろ」の方式が多くなってしまうと、目の前の作業は習得できても「次何したら良いかわからない」「とりあえず見てる」という状況を生み出し、都度作業を指導し成長速度が遅い非効率な教育になってしまします。
まずは目的とゴール、全体像を伝え、それから実務教育に移った方がゴールまでの道筋を意識して動けるので成長も早く自発的な行動も身につきやすくなります。
2・フィードバックをとりにいく習慣をつける
「わからないことがあったら、自分から質問するのは当たり前」
「仕事なんだから、自分で考えるのが当たり前」
「当然、報連相はすべき」など、こちらが先入観を抱いていることをそのまま相手に強要するのは危険です。
自分にとって「当たり前」のことでも立場や経験によってその価値観は通じないことがほとんどです。
それを念頭にあなたが思っていることを言語化して、しっかり行動に移してもらうように促しましょう。
もしかしたら部下や新人は、「言われた通りにやらなければいけない」と思い、愚直に指示を待っている可能性もあります。
ですので、「わからないことや疑問に思っていることは気にせず声をかけてね」と質問を受けやすい環境を整えることも大事ですが、適度にこちらから声をかけ、今の進捗状況を聞くのが最初は重要です。
こちらから質問を聞きにいくことによって、質問をすることが習慣化されます。またこちらから聞きにいくメリットとしては、新人にとっては上司や先輩の仕事の流れが掴みやすいのです。
「だいたいこの作業が終わったあたりが先輩の時間に余裕があるのか」など仕事の流れの中で質問や声かけのタイミングが見えてきます。
根気よく続けていくことで、コミュニケーションが習慣化されお互いの時間に気を配りながら報連相が機能する環境を構築できるでしょう。
3・管理は余白を持って｜仕事を任せる習慣
新人や部下に「指示待ちしない」「自分で考えて動いて」と促しても、こちらが細かな指示や確認をとっていては相手に考える余白がありません。
仕事の大事なポイントだけ抑えて管理して、あとは部下に仕事を任せることも重要です。
責任は上司にあることは大前提なので「ミスや失敗があったらどうしよう」と心配な気持ちにもなるでしょう。
しかし失敗やミスは起こしたくないものですが、そこから得られる経験はインパクトがあり成長を促進させます。
リスクを最小限に抑える管理体制で、仕事を任せることが習慣化されると「こうやって仕事を進めればいいのか」「この人みたいになりたい」などロールモデルとなる人材が育ち、自分で考える自発的なチーム文化が根付くきっかけになります。
まとめ
今回は新人が指示待ちになってしまう原因と対策のお話をしました。
「指示待ち」になってしまう要因は環境と習慣で改善できます。
「指示待ち」ばかりで困った時は習慣から徐々に変えていき、最終的には環境が変わっていくのが理想です。
まずは「自分で考えて行動できる環境か否か」を確認し、それが物理的な問題なのか、習慣で解決できるものなのかを判断し改善していくと良いかもしれません。
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