【マネジメント】ミーティングと会議の違い

「ミーティング」とは、複数人が集まり話し合いをすることです。

意思決定をする会議の前や、メンバー間で情報や問題点を共有するために行われることが多いでしょう。

最近ではテレワークの普及に伴い、意思疎通を図るためにさらに重要視されているマネジメント方法であり、
一つの場所に集まらず、オンラインで開催できるのも良いところでしょう。

今まで以上にミーティングを効率よく進めていく場面が増えた中で、ファシリテーションを意識したミーティングで、業務効率化を図るにはどうすればいいのかを今回は解説していきます。

この記事でわかること

①ミーティングと会議の違い
②やってはいけないミーティング
③ミーティングを効率化するポイント
④まとめ

ミーティングと会議の違い
やってはいけないミーティング
まとめ

ミーティングと会議の違い

まず「ミーティング」とは、複数の人が集まり、共通の課題や議題に関して話し合い意思決定をしたり、情報共有を行ったりする場のことで明確に定義をしないばあもありますが、会議と同じような意味で使われることも多く、混同してしまいがちです。

しかし厳密には意味が異なります。

効果的にミーティングを行うためにも、会議との違いについて見ていきましょう。

【ミーティング】

・情報共有
・各メンバーが気軽に意見を出し合う場
・打合せ・コミュニケーションの場としての意味が大きい

【会議】

・経営判断に関わる意思決定のために行う
・報告内容や議題や目的が明確に決まっている

企業の従業員数や社風によって、さまざまなやり方がありますが、多くの企業は現場のミーティングで揉んだ数字やアイデアを経営陣が参加する戦略会議で意思決定を仰ぐなど、現場の課題を解決したり、改善するのがミーティング、経営判断に関わることを話し合い、意思決定するのが会議と使い分ける企業は多いでしょう。

●「ミーティング」の目的

ミーティングと会議の違いを踏まえて考えると、ミーティングを行う目的が見えてきます。

・意思決定

一般的に意思決定の場として使われるのは会議ですが、ミーティングである程度、数字をまとめたり通したい案件の方向性を決めることは多いです。
また役職を問わず、ざっくばらんに話し合える風土の企業であれば、ミーティング内で経営判断が必要な意思決定をする場合もあるでしょう。
意思決定にスピード感を持たせれば、メンバーのコミュニケーションも増えシナジーも生まれやすくなります。

・情報共有

プロジェクトの現状や方向性などの情報共有、トラブル発生の報告をミーティングで行います。
メンバー間の情報格差を防止する目的でもあり、ミーティングが活用されている場面でもあります。

また情報共有と共に問題、課題の深堀りをして、深く話し合う場として使うこともできます。

やってはいけないミーティング

ミーティングを効果的に進める中で、避けたい内容が7つあります。

組織や企業文化によってミーティングの進め方や形態はさまざまでしょう。
そのため、上手くいくミーティングのやり方は無数にありますが、逆に失敗する要素は想定しやすく、組織形態などに関係なく限られています。

上手くいかない7つの要素さえわかれば効率のいいミーティングになりますので順に解説していきます。

（1）参加者が多い

テーマに全く関係のない社員まで参加することで、話し合いが上手くいかない時があります。
部署を跨いで行う「全体ミーティング」の場面で起こる事があります。
念のため参加しておくなど、曖昧なルールではなく、参加基準を決めてテーマに沿ったメンバーのみを集めることで避ける事ができます。

（2）長時間のミーティング

タイムスケジュールや終了時間を決めずにミーティングを行うと、無駄な時間が多くなる場合があります。
ざっくばらんなミーティングでも開始時に終了時間をメンバーに知らせ、時間内にできることを最大限にやりきる事が重要です。

どうしても決め切らねければいけない内容があり、ミーティング時間が長くなりそうな場合は、間に休憩を挟みながら行うと良いでしょう。ただし、その際も終了時間は明確にしておきましょう。

（3）何も決まらない

方向性等を決めるために集まったにもかかわらず、ほとんど何も決定しないミーティングほど無駄なものはありません。

例えば、経営陣に提案する案件を決めるミーティングでは「○○の部分までは決める」など、ある程度ゴールを定めておくと話し合いも進みます。

「なぜこのミーティングを行うのか」、「今日はどこまで決めるか」が設定されていないと、参加者同士の認識のすり合わせができず、無駄な時間を過ごすことになる。ミーティングを行う際は、「何について話し合うミーティングか」、「今日は〇〇について決定する」など、目的やゴールを設定することが重要となる。

（4）一言も発言しない参加者がいる

ミーティング中に一言も喋らないメンバーがいる時は改めて、そのメンバーが本当にミーティングに必要だったのかを精査する必要があります。
そのメンバーの時間を奪うことにもなりますし、ミーティングでシナジーが生まれにくくなります。

また、ファシリテーターを活用し、メンバーが意見を言いやすい環境を作ることも重要でしょう。

（5）「ミーティング」の頻度や時間が曖昧

「ミーティング」の頻度も重要です。頻度が曖昧な場合、「打ち合わせしたいタイミングでミーティングが行われない」という事態や、話あう内容が薄い状態で開催されたりしてしまえば、効率が悪くなります。

また、「参加者の不在が多い時間に開催される」、「始まる時間が遅すぎて集中できない」「長時間に渡るミーティングで議論が停滞する」など、時間が精査されていない場合も、非効率なミーティングとなるでしょう。

（7）準備や役割分担をしていない

準備不足は非効率なミーティングの一番の要因です。
準備ができていないと、時間どおりに開始できない恐れもあります。

また、ファシリテーター、記事録係など、参加者の役割分担をしていないと議論が進みません。
また、役割分担はローテーションで変えていくと、ミーティングのマンネリ化も避けられるでしょう。

まとめ

今回はミーティングと会議の違いについてお話し致しました。

「ミーティング」とは、意思決定をする会議の前に行われる複数人での話し合いです。

ミーティングは営業活動などとは異なり、やれば利益が上がるというものではありませんが、ミーティングを行い、社内で意見をすり合わせておかないと、効果的な営業活動や商品開発には繋がりません。

常に組織の成長を目指すのであれば、良いミーティングを行えるよう、社内で改善を重ねていくことが重要です。

この記事を書いた人
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【経歴】・2000年~2008年まで楽器販売、フリーランスカメラマンで接客販売経験⇒・2008年から現在まで、宝飾業界の販売店営業、人材育成、マネジメント業務行いながら店舗運営、マニュアル作成、コーチングスキル、マーケティングスキル身につけ現在に至る。